نکاتی در مورد ترجمه رسمی اسناد و مدارک
مورد اول: فرصت کافی برای ترجمه و تأیید اسناد و مدارک خود در نظر بگیرید (بین ۴ تا ۱۰ روز با توجه به ایام تعطیل، حجم کار دارالترجمه مورد نظر، و ضربالاجل تحویل ترجمه به مراجع مربوطه) تا مشمول هزینه فوریت نشوید و کار شما با دقت بیشتر انجام شود.
نکته ۱: اخذ برخی گواهیها مانند گواهی عدم سوء پیشینه به دو تا سه هفته زمان نیاز دارد. این مدت زمان را در برنامه زمانبندی خود لحاظ کنید.
نکته ۲: نظر به این که اصل مدارک جهت اخذ تأییدیه دادگستری و امور خارجه ارسال میگردد، در صورتی که مدارک توسط دارالترجمه جهت تأیید ارسال شده باشند، مشتری نمیتواند اصل مدارک خود را تا قبل از تاریخ تحویل ترجمه از دارالترجمه دریافت نماید. بنابراین، اگر احتمال میدهید که در طول مدت ترجمه به اصل سند یا مدرک خود نیاز پیدا کنید حتماً موارد را با متصدی دارالترجمه هماهنگ کنید.
مورد دوم: اصل کلیه اسناد و مدارکی که قرار است ترجمه شوند را با خود بردارید.
نکته ۱: نوع اسناد و مدارکی که نیاز به ترجمه دارند و تعداد نسخههای لازم را از مرجعی که قرار است ترجمهها را به آن تحویل دهید سؤال کنید تا متحمل هزینههای اضافی نشوید.
نکته ۲: برخی اسناد و مدارک (اسناد یا مدارک ضمیمه) برای تأیید برخی اسناد و مدارک دیگر لازمند. به عنوان مثال، اگر بخواهید فقط سند ازدواج را ترجمه کنید، حتماً باید شناسنامه یکی از زوجین را نیز به دفتر دارالترجمه ارائه دهید. برای اطلاع از اسناد و مدارک ضمیمه که جهت تأیید اسناد و مدارک دیگر لازمند به بخش شرایط تأیید اسناد و مدارک مراجعه نموده و یا با شماره تلفنهای دارالترجمه گلواژه تماس بگیرید.
نکته ۳: تأیید برخی اسناد و مدارک توسط دادگستری یا امور خارجه مستلزم آن است که قبلاً سند یا مدرک به تأیید مرجع صادر کننده رسیده باشد. برای کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص به بخش شرایط تأیید اسناد و مدارک مراجعه نموده و یا با شماره تلفنهای دارالترجمه گلواژه تماس بگیرید.
نکته ۴: مترجم رسمی موظف است عین سند یا مدرک ارائه شده از سوی مشتری را به زبان مورد نظر ترجمه کند. بنابراین، هرگز از مترجمین رسمی درخواست نکنید که کلمهای را هنگام ترجمه حذف یا اضافه کنند. اگر اشکالی در سند یا مدرک شما وجود دارد حتماً قبل از مراجعه به دارالترجمه اشکال مورد نظر را از طریق مراجعه به مرجع صادر کننده سند یا مدرک اصلاح کنید. به عنوان مثال، اگر پسوند نام یا تعداد فرزندان در شناسنامه درست درج نگردیده، قبلاً به اداره ثبت رجوع و اشکال مربوطه را رفع کنید.
مورد سوم: مشخص کنید که به چند نسخه ترجمه نیاز دارید. سپس به همان تعداد از کلیه صفحات اسناد و مدارکی که قرار است ترجمه شوند کپی خوانا و تمیز تهیه کنید (مثلاً اگر میخواهید شناسنامه شما در ۵ نسخه ترجمه شود، از کلیه صفحات آن ۵ نسخه کپی بگیرید).
نکته: برخی دارالترجمهها ممکن است به منظور جلوگیری از احتمال تقلب یا جعل، کپیهای تهیه شده توسط مشتریان را قبول نکنند. لذا بهتر است در این خصوص قبلاً با دارالترجمه مورد نظر مشورت کنید. در دارالترجمه گلواژه کپیهای تهیه شده توسط مشتری قابل قبول بوده و توسط متصدیان مربوطه به دقت با اصل اسناد و مدارک مطابقت داده خواهند شد.
مورد چهارم: هجی (spelling) کلیه اسامی خاص (اعم از نام افراد یا شرکتها) را دقیق و خوانا یادداشت کنید و به همراه اسناد و مدارک به متصدی دارالترجمه تحویل دهید. هجی اسامی افراد باید با توجه به هجی به کار رفته در گذرنامه آنها، و اسامی شرکتها باید با توجه به هجی به کار رفته در سربرگ، کارت بازرگانی، یا سایت شرکت نوشته شود. توجه داشته باشید که اسامی افراد باید دقیقاً مطابق با هجی به کار رفته در گذرنامه آنها باشد (حتی اگر به اعتقاد مشتری نادرست باشد).
نکته ۱: در مورد اسامی دو قسمتی (مانند علیرضا یا تقیپور) دقت کنید که آیا دو قسمت اسم در گذرنامه مجزا نوشته شدهاند یا به صورت پیوسته. به عبارت دیگر آیا علیرضا به صورت Ali Reza نوشته شده یا Alireza. ضمناً به حروف بزرگ و کوچک نیز دقت کنید. در صورت عدم اطمینان، کپی گذرنامه خود و کلیه دیگر افرادی که قرار است مدارکشان ترجمه شوند را به دارالترجمه تحویل دهید.
نکته ۲: اگر گذرنامه ندارید یا در مورد هجی اسامی خاص مطمئن نیستید از متصدی دارالترجمه بخواهید که هجی اسامی طبق نظر مترجم نوشته شود.
مورد پنجم: نوع تأییدیههای لازم را مشخص کنید. برخی مراجع داخلی و سفارتخانهها ترجمهای که توسط مترجم رسمی قوه قضاییه انجام و توسط وی مهر و امضا شده باشد را به عنوان ترجمه رسمی میپذیرند، اما اکثر آنها ارباب رجوع را موظف میکنند که ترجمه را همراه با تأیید دادگستری و در برخی موارد با تأیید وزارت امور خارجه تحویل نماید. بنابراین، قبل از تحویل اسناد و مدارک خود به دارالترجمه، با مرجعی که قرار است ترجمهها را دریافت کند تماس بگیرید و ببینید چه نوع تأییدی را لازم دارد. به عبارت دیگر، آیا ترجمه با مهر و امضای مترجم کفایت میکند یا حتماً باید به تأیید دادگستری و امور خارجه نیز برسد.
نکته: به طور کلی مدارکی که از زبان فارسی به زبان خارجی ترجمه میشوند باید ابتدا به تأیید دادگستری و سپس به تأیید امور خارجه برسند. در مورد مدارک خارجی روال کار برعکس است. به عبارت دیگر، مدرک خارجی باید ابتدا توسط امورخارجه تأیید و پس از ترجمه رسمی بر روی سربرگ قوه قضاییه، به تأیید دادگستری برسد. معمولاً دارالترجمهها هزینهای بابت تأیید مدارک توسط دادگستری از مشتری اخذ نمیکنند، اما تأیید هر مدرک توسط امور خارجه هزینه جداگانه دارد که باید توسط مشتری پرداخت شود.
مورد ششم: هنگام تحویل دادن مدارک به متصدی دارالترجمه حتماً قبض رسید دریافت کنید. دقت کنید که نام و تعداد اسناد و مدارک شما به دقت در رسید مذکور درج شده باشد.
نکته: در حفظ و نگهداری رسید دارالترجمه دقت کنید. معمولاً دارالترجمهها اسناد و مدارک را به آورنده قبض تحویل میدهند. لذا در صورتی که قبض رسید را گم کردید، بلافاصله موضوع را به دارالترجمه اطلاع دهید. زمانی که دارالترجمه رسید را دریافت میکند (حتی اگر رسید توسط شخصی غیر از شما به دارالترجمه تحویل شود) دیگر مسئولیتی در قبال شما نخواهد داشت.
مورد هفتم: هنگام تحویل گرفتن ترجمه مدارک خود از دارالترجمه حتماً نوع و تعداد اصل اسناد و مدارک و تعداد نسخههای ترجمه شده را به دقت کنترل کنید. زمانی که رسید را به دارالترجمه تحویل میدهید به منزله آن است که کلیه اسناد و مدارک خود را به همراه ترجمه آنها دریافت نمودهاید، لذا هیچ گونه اعتراض بعدی شما در مورد کم بودن تعداد نسخههای ترجمه شده یا گم شدن سند یا مدرک مسموع نخواهد بود.
مورد هشتم: هنگام تحویل گرفتن ترجمه مدارک خود از دارالترجمه حتماً هجی اسامی خاص، تاریخ تولدها، شمارهها، و اعداد و ارقام را به دقت کنترل کنید. در صورت وجود هر گونه اشتباه موارد را به اطلاع متصدی مربوطه برسانید تا جهت رفع اشکال اقدام نماید. در صورت جزئی بودن اشکال، مترجم رسمی میتواند در حاشیه ترجمه توضیح بدهد و مورد اشکال را تصحیح نماید. در این صورت، حتماً مهر و امضای مترجم رسمی باید ذیل توضیح مندرج در حاشیه متن مجدداً درج شود. در صورتی که اشکال جزئی نباشد ترجمه مجدداً با اعمال اصلاحات لازم پرینت گرفته شده و جهت اخذ تأییدیههای لازم به دادگستری و امور خارجه ارسال میگردد.
شرایط تایید اسناد و مدارک
در یک تقسیم بندی کلی میتوان انواع اسناد و مدارک ارجاعی به دارالترجمهها را به ۱۰ گروه به شرح زیر تقسیم کرد:
1) اسناد مربوط به احوال شخصیه:
شناسنامه؛ کارت ملی؛ گواهی فوت؛ گواهی تجرد؛ گواهی ولادت؛ سند ازدواج؛ سند طلاق؛ گواهی عدم سوء پیشینه کیفری؛ کارت پایان خدمت و کارت معافیت؛ گواهینامه رانندگی.
2) اسناد :
سند مالکیت؛ ارزیابی املاک؛ استعلامات ادارات ثبت اسناد و املاک؛ اسناد مالکیت وسایل نقلیه موتوری؛ بیعنامه و اجارهنامه اموال منقول و غیرمنقول؛ وکالتنامه؛ تعهدنامه؛ اقرارنامه؛ استشهادیه؛ حکم دادگاه.
3) مدارک تحصیلی:
مدارک تحصیلی (ابتدایی، راهنمایی؛ متوسطه، و پیشدانشگاهی).
4) مدارک دانشگاهی:
مدارک کاردانی؛ کارت دانشجویی؛ ارزشنامههای تحصیلی؛ مدارک و ریزنمرات و گواهیهای صادره از وزارت علوم، تحقیقات و فناوری؛ مدارک صادره از وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی؛ مدارک صادره از دانشگاه آزاد اسلامی؛ گواهیهای صادره از دانشگاه آزاد اسلامی؛ گواهی کار اساتید دانشگاههای دولتی؛ مدارک صادره از دانشگاههای دولتی؛ مدارک صادره از دانشگاههای غیرانتفاعی؛ مدارک و دانشنامههای صادره از سازمان امور استخدامی کشور؛ مدارک و گواهیهای صادره از حوزه علمیه؛ کارت نظام پزشکی؛ سرفصل دروس؛ کارنامه سازمان سنجش مربوط به کنکور سراسری؛ تعیین رتبه قبولی در دانشگاههای دولتی و آزاد؛ مدارک تحصیلی صادره از مدارس خارجی مستقر در ایران؛ مدارک تحصیلی صادره از مدارس ایرانی خارج از کشور.
5) گواهیهای آموزشی:
گواهیهای صادره از سازمان فنی و حرفهای؛ گواهی آموزشی کوتاه مدت ادارات دولتی؛ گواهیهای مراکز آموزش دورههای زبان؛ گواهیهای آموزشی کوتاه مدت شرکتهای خصوصی؛ گواهیهای آموزشی کوتاه مدت از جهاد دانشگاهی.
6) اسناد و مدارک شرکتی:
اساسنامه، صورتجلسه، و اظهارنامه؛ اوراق سهام شرکتهای سهامی عام؛ روزنامه رسمی؛ گواهیهای مالیاتی؛ لیست بیمه؛ گواهیهای بیمه؛ قراردادهای شرکتهای خصوصی.
7) گواهیهای کار:
گواهیهای کار از مؤسسات و ادارات دولتی؛ گواهیهای کار صادره از مهد کودکها؛ گواهیهای اشتغال صادره از کارخانجات؛ گواهیهای صادره از آژانسهای هواپیمایی و گردشگری؛ گواهیهای صادره از داروخانهها؛ گواهیهای کار صادره از شرکتها؛ گواهیهای کار از بیمارستانها و درمانگاهها؛ گواهیهای صادره از مطب پزشکان و دندانپزشکان؛ گواهیهای کار از دفاتر اسناد رسمی؛ گواهیهای کار صادره از واحدهای صنفی مختلف.
نکته: از سازمان یا شرکتی که قرار است برای شما گواهی کار صادر کند بخواهید از درج عباراتی مانند «به وزارت امورخارجه» یا به سفارت ……… در تهران» در قسمت عنوان نامه خودداری کند. این نوع گواهیها که قابل ترجمه و تأیید نیستند. در صورت لزوم، میتوانند در انتهای گواهی بنویسند که «این گواهی جهت ارائه به ………….. صادر گردیده است».
8) گواهیهای متفرقه:
کارت واکسیناسیون؛ پروانه بهداشت دانشآموزان؛ قبوض آب، برق، تلفن، و گاز؛ فیشهای حقوقی؛ موجودی حساب بانکی؛ گذرنامه؛ کارت بازرگانی؛ حکم قهرمانی در رشتههای ورزشی؛ بارنامهها و اسناد صادرات و واردات؛ گواهیهای وکلا؛ گواهیهای فرهنگی ـ هنری؛ گواهی بهداشت برای صدور محمولههای غذایی؛ پروانههای صادره از وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی.
9) امور مربوط به اتباع بیگانه
10) اسناد و مدارک صادره در خارج از کشور